5 tips para que tu evento online sea un éxito
No cabe duda de que en los últimos meses ha proliferado la celebración de encuentros online de todo tipo. Directos, chats, webinars… han sustituido –y en muchas ocasiones todavía lo siguen haciendo– a los actos que debido a la pandemia provocada por el coronavirus no pueden llevarse a cabo de forma presencial.
Empresas, instituciones públicas, universidades, colegios, etc. se han visto en la obligación de adaptarse a estos nuevos formatos, pero, es necesario pensar en la forma en la que resulten atractivos y capten la atención de nuestro público para que no solo esté conectado, sino que se involucre y participe.
Por ese motivo, es probable que, durante la organización de algunos de estos encuentros online, te hayas preguntado una y otra vez lo mismo: ¿Cómo lograrlo?; ¿Resultará interesante para mi público?; ¿Cómo puedo hacerlo dinámico?
Por ello, en este post proponemos unas recomendaciones para que estos encuentros online sean lo más eficaces posibles.
1.CONTENIDO DE INTERÉS E INFORMACIÓN DE CALIDAD
Cualquier evento, ya sea online o presencial, debe contar con unos objetivos marcados previamente y con una temática que justifique su celebración. En este sentido, dar a conocer contenido de interés, actual, y aportar novedades es clave para que el público se interese por el evento, se conecte y vaya más allá: dedique tiempo y se anime a participar.
Por otra parte, ofrecer información de calidad es fundamental en cualquier encuentro, también en los online. Además, es importante que la información que faciliten los ponentes vaya acompañada de recursos visuales (imágenes, vídeos, gráficos, infografías...) que capten y mantengan vivo el interés del público
2.UTILIZA PLATAFORMAS QUE CONOZCAS Y VERIFICA LOS ASPECTOS TÉCNICOS
Los experimentos, con gaseosa. Por eso, aunque vayas a emplear plataformas que domines, no olvides tener cubiertos todos los aspectos tecnológicos antes de empezar, como la conectividad, el audio y el video, el uso de un programa seguro, etc.
Por otra parte, si los asistentes no tienen que autenticarse con un usuario y una contraseña es probable que aparezca algún “invitado sorpresa”, por lo que es un aspecto a tener en cuenta en la organización del encuentro
3.INTERVENCIONES PREPARADAS
Los encuentros virtuales se hacen más largos que los presenciales debido a que el público está más expuesto a otros asuntos y distracciones paralelas a la charla, minando más la concentración que cuando se está atendiendo en persona. Por ello, los ponentes o participantes deben preparar previamente sus intervenciones, que deben ser claras, breves y directas.
La preparación de una agenda que contemple el orden de intervención de los ponentes y los tiempos también será de gran utilidad. Y si en el evento participan numerosos ponentes, es importante coordinar el rol, los momentos de intervención que tendrá cada participante en la reunión y los turnos de palabra
4.INTERACTUAR CON EL PÚBLICO
Lanzar preguntas directas a nuestro público, no solo permitirá que conectemos con él y que preste más atención a nuestra intervención, sino que facilitará que interactuemos con ellos.
Asimismo, repreguntar y recalcar afirmaciones expuestas es una manera de enlazar los discursos y seguir el hilo de las conversaciones. Todo ello también contribuirá a humanizar este tipo de reuniones, generar un buen clima y conectar con las personas
5.PROGRAMAR ACTIVIDADES DINÁMICAS
Dinamizar estos encuentros virtuales es fundamental para implicar al público. En este sentido, la realizar votaciones o encuestas online, crear hashtags o compartir publicaciones en redes, etc. contribuirá a ello.
Por otro lado, puede ser útil llevar a cabo acciones que den continuidad a la sesión. Así, compartir la presentación o enviar los documentos expuestos asegurará que la información tratada es recibida por todos los participantes.
Todo ello fomentará que tanto el público como los ponentes disfruten mucho más de estos eventos virtuales y que funcionen, adaptando la comunicación a la situación que vivimos a nivel mundial.
